УСПІШНИЙ КЕРІВНИК – ХТО ЦЕ?

УСПІШНИЙ КЕРІВНИК – ХТО ЦЕ?

В першу чергу хочу поділитися питаннями, які найбільш часто задають керівники:
• Як зробити так, щоб підлеглі виконували завдання вчасно?
• Як зробити так, щоб підлеглі виконували завдання якісно на всі 100%?
• Як знайти час на виконання своїх завдань?
• Як знайти час на стратегію?
• Як зробити так, щоб не затримуватися на роботі і при цьому все встигати?
• Як знайти час для себе і близьких?
Далі ми розповімо про правильні відповіді на перераховані питання, розкриємо декілька секретів ефективного розподілу завдань для персоналу, а також поділимося практичними кейсами. А ще йтиметься про причини, методи усунення таких помилок може і про те, що необхідно робити, щоб їх не повторювати в майбутньому. Отже, що стосується робочого процесу.

ПОСТАНОВКА ЗАВДАНЬ
Часто, коли керівники ставлять завдання перед своїми підлеглими, то останні не розуміють, як їх виконувати, але при цьому беруться і йдуть їх робити. Яким же чином зрозуміти, чи знає ваш підлеглий, як виконати поставлене завдання або тільки робить вигляд, що знає?
Коли ви берете людей на роботу, у вас повинні бути прописані цілі для вашого департаменту. Ви берете підлеглих під цілі, а не наймаєте людей тому, що вони «хороші», а потім вирішуєте, чим би їх зайняти. Коли ви знаєте мети в компанії для своїх підлеглих, вам також необхідно при прийомі на роботу бути обізнаним щодо особистих цілей майбутнього співробітника. Ви запитаєте: «Навіщо»? Відповідь: «Для того щоб зав’язати їх цілі з цілями в компанії». У такому випадку вже на вході цілком можливо ви відсіється непотрібних (не підходящих під цілі компанії) співробітників. Якщо ж претендент знає свої цілі – ви це зрозумієте, і йому цікаво те, чим він буде займатися і для чого, то ви отримуєте мотивованого фахівця в свій відділ. Далі у вас повинна бути прописана повна покрокова інструкція роботи співробітника. У перший час – це щоденний детальний функціонал. Ні в якому разі не намагайтеся його завалити повним функціоналом з перших днів. Гарантую: людина просто втече.
Тут я ділюся першим важливим секретом: «люди приходять в компанію, а йдуть від керівника». І якщо у вас велика ротація в відділі, то ви відразу можете зрозуміти, що справа не в людях.
Далі, коли людина введений в посаду і потроху починає рости, важливо його якісно і рівномірно завантажувати. Що це означає? Нехай він виконує щоденні завдання, додавайте нові і обов’язково виділяйте час для навчання в його графіку. Яке це навчання: про правила в компанії, про його профільних функціях, загальний розвиток. 5-6 годин робочого часу на тиждень співробітник повинен присвячувати утворення. Вам адже потрібні розумні підлеглі! Коли ви ставите нову задачу, завжди повинні вказати, який результат вам потрібен, коли ви хочете отримати результат і яким чином необхідно діяти, щоб отримати даний результат. Всі ці параметри ви точно знаєте. Адже раніше ви виконували це завдання самі! Ідеальна картинка – це коли у вас описана дана задача письмово.
Якщо вже так сталося, що у вас немає роздрукованої інструкції по цьому завданню, посадіть людини перед собою, розкажіть йому, і нехай він записує. Після цього нехай повторить все те, що він зрозумів і записав з ваших слів. Часто буває так: коли підлеглий зачитує те, що записав, керівник дізнається багато нового про це завдання. При необхідності повторіть ще раз, і нехай підлеглий ще раз її прочитає. Недолік даного методу в тому, що ви витрачаєте занадто багато часу на постановку задачі. Тому настійно рекомендую прописати її. Тоді ви зможете просто відправити підлеглому лист з описаної завданням і уповноважити його написати есе, як він зрозумів її. Тут відразу два плюси:
1. ви не витрачаєте час;
2. відповідальність за розуміння і виконання завдання у підлеглого зростає.

КОНТРОЛЬ СТРОКІВ
Після цього необхідно призначити термін, коли вам потрібен результат по цьому завданню. Важливо, коли ви призначаєте термін, скоротити його. Це буде ваш час на форс-мажори. Рекомендую залишити зазор в 20% від передбачуваного часу виконання завдання. Це мінімальний час на форс-мажори. Так, якщо ви ставите завдання 1-го числа місяця, а результат вам потрібен 30-го, то термін для виконання у підлеглого – до 25-го числа.
Далі – у завдання повинні бути контрольні точки. Це точки, завдяки яким ви зможете перевірити і переконатися, що все йде по заздалегідь наміченим планом. Мінімум має бути 2 контрольні точки. Максимально їх може бути нескінченна кількість. Все залежить від тривалості та складності самої задачі. Контроль повинні здійснювати ви самі.
Якщо ви не проконтролюєте, а підлеглий не виконає по заданому вектору завдання – це буде ваша помилка, а не його. Адже контроль – це ваша управлінська функція. Функція підлеглого – виконувати.
Важливо: ні за яких обставин у виконанні поставленого вами завдання ви не повинні нічого робити самі. Кожен крок, кожну дрібницю повинен робить ваш співробітник. Ви тільки контролюєте і не більше.
Увага! Найбільш поширена помилка керівника – доробляти або переробляти завдання за свого підлеглого.
Чому цього робити не можна? Тому що в цей момент ви знімаєте відповідальність за виконання завдання з підлеглого і знову поміщаємо її на себе. І в разі якщо завдання буде виконано неякісно або не в строк, то «відмазкою» буде, мовляв, якби не ви, то все було б зроблено як треба. А оскільки ви втрутилися, то і результат не той. Або ще одна прекрасна відмовка: «ось якщо у керівника не вийшло, то як я міг це зробити?».
Не дозволяйте цьому статися! Ви можете вести завдання тільки з позиції контролера. А контролер – це людина, яка спостерігає за тим, щоб все відбувалося правильно і ні в якому разі не втручається особисто в процес виконання завдання.

МОТИВАЦІЯ
Отже, коли завдання повністю виконана, навіть якщо її багато разів доводилося коригувати в процесі виконання, ви зобов’язані похвалити вашого підлеглого. Відбутися це повинно публічно: на зборах, в корпоративному чаті – не має значення. Головне, це повинно відбутися офіційно. І з цього моменту ваш підлеглий завжди буде займатися виконанням даної функції. Як ви розумієте, тут йдеться про якісне делегування. Якщо ви делегіруете завдання за всіма правилами, в такому випадку вона більше ніколи не повернеться до вас і стане функцією вашого підлеглого назавжди.
Відкрию ще кілька секретів. Коли керівників питаю, чому ж вони не делегують повноваження і функціонал, відповіді такі:
• «Я зроблю краще»;
• «Я зроблю швидше»;
• «Все одно доведеться переробляти і т.д.».
Насправді, є дві причини, чому керівників не делегують:
1. Вони бояться, що їх «підсидять». А це означає, що у них самих немає цілей в рамках компанії. Я маю на увазі глобальних цілей.
2. Їм самим подобається процес виконання завдання. Вони отримують задоволення від виконання даних завдань. Усе. Іншого не існує.

ЕФЕКТИВНІСТЬ РОБОТИ КЕРІВНИКА
Тепер давайте розглянемо ситуацію, коли керівник затримується на роботі допізна. Недарма робочий час – це 8 годин. Ця кількість часу є оптимальним для того, щоб людина була ефективним на своєму робочому місці. Безліч досліджень було проведено в даній області ще на початку 90-х, пізніше неодноразово підтверджено. Звичайно, можна працювати і більше часу, але на результат це ніяк не впливає – він буде таким же, і не більше. А ось втома буде додаватися.
Є ще один важливий фактор. Часто керівники займаються не своїми завданнями. Керівник – це людина, яка організовує процес і стежить за тим, щоб все відбувалося правильно. Він повинен розподілити завдання серед своїх підлеглих, виставити терміни виконання і стежити за тим, щоб отримані результати відповідали заявленим. Усе. Надалі ці результати необхідно примножувати.
Друга важлива функція керівника – стратегія. На стратегію керівник зобов’язаний витрачати 20% свого робочого часу в день. Що ж відбувається насправді? Керівники занурені в рутину власних завдань, їх підлеглі бовтаються по офісу і ходять на перекури. І так – отримують при цьому заробітну плату.
Як необхідно: керівник 60% свого часу присвячує своїм підлеглим (постановка і контроль задач – описано раніше), 20% – це розробка стратегії і 20% – це запланований час на форс-мажори.
Багато обурюються, як це можна запланувати форс-мажор. Можна, можливо! І потрібно! Тому що все форс-мажори в своїй роботі ви знаєте.
Більш того, ви точно знаєте, скільки часу вони займають. Ви просто ніколи раніше їх не вважали.
Зараз в подробиці вдаватися не буду – це величезна тема для подальших публікацій. Просто почніть планувати, і ви побачите багато самі. Планувати – значить, записувати на папері або в електронному вигляді, технічна сторона не настільки принципова. Головне, не планувати в голові. На жаль, багато хто вважає, що думати про завдання – це планування. Це не так. Більшу частину дня ви зобов’язані присвячувати своїм підлеглим. Тому що ви – керівник!
все встигати
Як же бути успішним не тільки керівником, а і чоловіком / дружиною, другом, дочкою / сином? Як розмежувати особисте життя і роботу? Велика помилка керівників полягає в тому, що вони беруть роботу додому. Або ще гірше – залишаються на роботі допізна. Справа в тому, що якщо людина хоче бути успішним в одному напрямку, то він зобов’язаний направляти увагу не тільки туди (на роботу), а й на свій фізичний стан (висипатися, правильно харчуватися, займатися спортом і т.д.), розвиватися в особистісному аспекті, спілкуватися з сім’єю і друзями. Якщо він обірве ці зв’язки, з часом і на роботі будуть
виникати складнощі. Тому точно так само, як і робочий час, плануйте і всю решту свого життя. Тільки тоді ви будете відчувати себе щасливим і успішним. Якщо ж ви будете весь час приділяти тільки роботі, з часом постраждають сім’я, друзі, ви будете почувати себе втомленим, дуже скоро навіть улюблена робота перестане радувати.
Який же рецепт успішного керівника:
1. Плануйте своє життя. Робіть це письмово або в електронному вигляді. Це буде підвищувати вашу відповідальність, тоді ви зможете управляти своїм життям якісно.
2. Залишайте роботу на роботі. Це дозволить вам чітко виставляти кордони між усіма напрямками в життя.
3. На роботі будьте на своєму місці. Ваша функція – керувати. Робіть це і не намагайтеся виконувати роботу ваших підлеглих. Вони цього не оцінять, їх це порадує.
4. Приділяйте час стратегії щодня – це дозволить вам чітко бачити картину майбутнього в компанії і мотивує вас на виконання ваших функцій і на зростання.
5. Займайтеся своїми підлеглими, але не робіть роботу за них.
Успішний керівник завжди в гарному настрої. Успішний керівник завжди є натхненником для своїх підлеглих. Успішний керівник завжди є прикладом для наслідування для своїх підлеглих.
Я впевнена, що ви гідні всього цього і навіть більше.

0 replies

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Залишити відповідь


Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *